Na de toetsperiode begint voor mij, als intern begeleider, vaak een flinke klus.
Al die data moet verzameld worden en omgezet in actiepunten voor de komende periode.
Ik kan me natuurlijk 3 dagen opsluiten in mijn kantoor en daar als een malle gaan zitten tikken, plannen maken en een pracht van een document opstellen.
Zou ik kunnen doen, maar als het aan mij ligt pak ik het toch iets anders aan.
De meest waardevolle informatie zit namelijk in de klassen.
In plaats van typen tot ik een ons weeg, gebruik ik die tijd om een opbrengstvergadering met het team voor te bereiden.
Tijdens die vergadering pluizen we de cijfers uit en vertellen we samen het verhaal achter die getallen. Om daarna actiepunten op te stellen.
Door de jaren heen heb ik inmiddels een paar favoriete werkvormen die prettig zijn in gebruik én zorgen voor mooie gesprekken.
Waarom het gebruik van werkvormen?
Een echt sterke datavergadering kenmerkt zich door een gezamenlijke inspanning van het team. Samen pluis je de resultaten uit om te ontdekken wat goed werkt. Maar je besluit ook samen waar jullie je schouders onder gaan zetten. Zo’n gesprek ontstaat bij de meeste teams niet vanzelf. En als je het geluk hebt dat je in een team werkt waar jullie het regelmatig spontaan over resultaten hebben, dan blijft het gesprek vaak oppervlakkig. De keuze van de juiste werkvormen helpt jullie bij het voeren van een inhoudelijk gesprek.
Welke werkvormen bij een datavergadering?
De keuze van je werkvormen ligt uiteraard aan jullie doel voor je datavergadering. Willen jullie juist een plan maken voor het komende jaar of brainstormen over nieuwe oplossingen. Daarbij is het ook belangrijk hoe ervaren jouw team is met kijken naar data.
De juiste werkvormen sluiten aan bij de fase van de vergadering en stimuleren het uitwisselen van meningen en kennis.
Ieder teamlid komt aan het woord, zodat je ook echt samen tot een beslissing kan komen.
Hieronder vind je een paar werkvormen die ongeacht de ervaring van jou als begeleider of jouw team goed in te zetten zijn.
Het cijfer
Een fijne binnenkomer opent het gesprek en zorgt ervoor dat jullie omschakelen richting de datavergadering. Het fijne aan het cijfer is dat je heel “veilig” kan beginnen met een vraag die meer aan de oppervlakte blijft en deze kan verdiepen, als dat nodig is.
Vraag elk teamlid een cijfer te geven aan de hand van de vraag die jij stelt.
Bijvoorbeeld: Geef een cijfer voor je reis hiernaar toe.
Deelnemers noteren hun cijfer en lichten toe in team- of groepsverband.
Andere vragen die je kan stellen:
Geef een cijfer voor de afgelopen maand op school
Welk cijfer geef je de huidige aanpak of methode?
Geef de zichtbaarheid van IB/KC een cijfer.
Jouw vragen sluiten natuurlijk aan bij het onderwerp van de vergadering die volgt. Aanvullend kun je collega’s de mogelijkheid geven om met elkaar in gesprek te gaan over hun cijfer of elkaar te bevragen. Dit kan ook op een later moment tijdens de vergadering.
Het alfabet
Zijn jullie eenmaal toe aan een inhoudelijk gesprek en op zoek naar nieuwe mogelijkheden, dan wil je je team uitnodigen tot brainstormen. Ook hier wil je iedereen horen, dus werk je bij voorkeur in kleinere groepen. Als je, net zoals ik, niet van de frivole brainstormvormen bent, zet je het alfabet in.
Zorg dat je vellen hebt met daarop alle letters van het alfabet en nodig je team uit om oplossingen, aandachtspunten of ideeën te bedenken bij elke letter. Hierbij hoeven ze nog niet te denken aan haalbaarheid, maar gaat het er nu vooral om zoveel mogelijk ideeën te verzamelen.
Stop de brainstorm zodra je merkt dat er geen nieuwe ideeën meer komen. Niet elke letter moet persé een idee hebben en sommige letters hebben er misschien wel 3.
Bespreek na en laat de opgeschreven suggesties toelichten.
De logische vervolgstappen zijn uiteraard bepalen welke suggesties jullie verder uitwerken of inzetten.
Denkhoeden
Een bekende werkvorm is De denkhoeden van De Bono. In deze werkvorm deel je 6 denkhoeden uit, die elk staan voor een rol.
Een teamlid met een denkhoed reageert enkel vanuit dat perspectief. Hierdoor belicht je een uitdaging vanuit alle kanten en kan je sneller tot een besluit komen. In plaats van “ja maar” is er ruimte voor “ja en”,
Witte denkhoed: objectieve gegevens, feiten en cijfers
Rode denkhoed: emotie, onderbuikgevoel, eerste impuls
Gele denkhoed: voordelen, mogelijkheden, positieve kanten
Groene denkhoed: oplossingen, alternatieven
Zwarte denkhoed; nadelen, risico’s, obstakels
Blauwe denkhoed: proces, mogelijke routes
In plaats van de denkhoeden te verdelen, kan je er ook voor kiezen om met het hele team de hoeden één voor één op te zetten. Dit werkt goed bij een mogelijk grote verandering of een uitdaging waar jullie al lange tijd op zoek zijn naar een oplossing. Neem in dat geval ongeveer een half uur per denkhoed.
Schoenen passen
Binnen jouw team zit veel expertise en samen komen jullie ongetwijfeld tot een goede oplossing, als je erin slaagt al deze expertise te bundelen.
De werkvorm schoenen passen werkt daar goed bij. Je maakt hierbij gebruik van andermans schoenen (kennis en ervaring) en gebruikt van elk paar schoenen een stukje.
Zorg dat iemand van het team de probleemstelling helder formuleert. Dat kan jij natuurlijk zelf doen, maar nog mooier is het wanneer iemand uit een bouw zelf iets ontdekt in de data. Je kan ook een coördinator vragen om voor het eigen vakgebied een probleemstelling in te brengen.
(Denk hierbij aan: onze rekenresultaten stagneren in groep X of we merken dat onze leerlingen al ver voor de leerlijn uit de methode lezen)
In de probleemstelling houd je het bij feiten en je noemt de interventies die al ingezet zijn. Sluit af met een concrete vraag aan je team om over na te denken.
Geef ruimte om vragen te stellen over het probleem.
Vervolgens bedenkt elke deelnemer een (deel van de) oplossing, geef hiervoor denktijd en vraag je teamleden deze oplossing te noteren.
Verzamel de oplossingen en bespreek deze in teamverband.
Rode kaart, groene kaart
Als je een van deze werkvormen ingezet hebt, zul je merken dat je een flink aantal mogelijke interventies hebt. Alles tegelijkertijd inzetten, is geen optie, dus dat wordt kiezen. Om dat vlot te doen, waarbij elk teamlid gehoord wordt, vraagt om een efficiënte werkvorm.
Geef elk teamlid een groene en een rode kaart.
Benoem de mogelijke interventies één voor één en vraag collega’s te stemmen door hun groene (voor) of rode (tegen) kaart omhoog te houden.
Noteer de uitkomst van de stemming en beslis samen welke interventies als eerste uitgevoerd gaan worden.